Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
multimo^5–7
c/o Prof. Dr. Thomas Hennemann
Universität zu Köln, Humanwissenschaftliche Fakultät
Forschungs- und Lehrbereich Erziehungshilfe und Sozial-Emotionale Entwicklungsförderung
Klosterstraße 79b, 50931 Köln
E-Mail: info@ese.koeln

Datenschutzbeauftragte der Universität zu Köln: dsb@verw.uni-koeln.de

Die Anwendung bedarfsanalyse.multimo.online dient der wissenschaftlich begleiteten Bedarfsanalyse im Rahmen des Projekts multimo^5–7. Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet, soweit dies für den Betrieb des Tools und die Auswertung erforderlich ist.

Für die Verwaltung von Erhebungen wird ein Admin-Konto angelegt. Wir speichern dazu folgende Angaben:

• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe, dient der Anmeldung)
• Name und ggf. Organisation (freiwillig)
• Gehashtes Passwort (nicht im Klartext gespeichert)
• Sicherheitsbezogene Metadaten (fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Sperrzeiten, Token-Hashes für Passwort- und E-Mail-Wechsel mit Ablaufdatum)

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Teilnehmende beantworten die Befragung über einen Token-Link, ohne ein Konto anlegen zu müssen. Die abgegebenen Antworten werden pseudonymisiert gespeichert: pro Person eine selbst gewählte Personen-ID („PersID") für den Längsschnittvergleich, sowie eine intern erzeugte ID. Es werden keine Klarnamen, IP-Adressen oder Geräte-Kennungen mit den Antworten verknüpft.

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Teilnehmenden im Rahmen der Befragung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die wissenschaftliche Forschung (Art. 89 DSGVO i. V. m. § 3 LDSG NRW).

Im Geschlossenheits-Check werden Einschätzungen zu Alltagssituationen, Haltung und Teamstrukturen sowie freiwillige Freitexte erhoben. Hier werden keine PersID, Namen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen mit den Antworten gespeichert. Bitte nennen Sie in Freitexten keine Personen. Teilantworten werden nach jeder Fragebogenseite gespeichert und fließen in die Auswertung ein. Antwortzeitpunkte werden auf Minuten gerundet.

Die Moderation und das Kollegium sehen die Ergebnisse erst nach dem Aufdecken. Rollenvergleiche erscheinen nur bei mindestens fünf gültigen Antworten je Rolle und Situation; Rollen werden nicht neben Freitexten angezeigt. Die Moderation kann Texte ausblenden. Im geschützten Moderationsexport bleiben diese ausdrücklich als ausgeblendet markiert. Eine Auswertung durch externe Sprachmodelle findet nicht statt.

Ein technisch notwendiger Eintrag im lokalen Browserspeicher hält den Fortschritt und einen zufälligen Bearbeitungsschlüssel fest und verhindert die erneute Abgabe im selben Browser. Nicht exportierte Sessions werden nach 90 Tagen bei der nächsten Bereinigung gelöscht. Exportierte Sessions bleiben für Dokumentation und Re-Checks erhalten. Das schulbezogene Vereinbarungsregister besteht unabhängig davon weiter; über den Lese-Link sind nur beschlossene Vereinbarungen zugänglich.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung im Admin-Bereich (Authentifizierungs- und CSRF-Cookies). Diese werden nach dem Abmelden bzw. Sitzungsablauf gelöscht. Es findet kein Tracking, keine Reichweitenmessung und keine Einbindung externer Dienste statt.

Bei jedem Aufruf protokolliert unser Webserver technisch notwendige Daten in sogenannten Server-Logs:

• IP-Adresse (gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL und HTTP-Status
• übertragene Datenmenge
• User-Agent (Browser- und Betriebssystem-Kennung)

Verarbeitung ausschließlich zur Sicherstellung des störungsfreien Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Logs werden nach 30 Tagen automatisch überschrieben.

Die Anwendung wird auf einem Server in Deutschland betrieben. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Für system­bedingte E-Mails (Registrierung, Passwort-Reset, E-Mail-Wechsel, Sicherheitsbenachrichtigungen) werden die hinterlegten E-Mail-Adressen genutzt. Es findet keine Übermittlung an Marketing-Dienstleister statt.

Admin-Konten werden bis zur Löschung durch die Inhaberin/den Inhaber oder bis zum Ende der Projektlaufzeit aufbewahrt. Befragungsantworten werden für die Dauer der wissenschaftlichen Auswertung gespeichert und anschließend nach den geltenden Aufbewahrungsfristen anonymisiert archiviert oder gelöscht.

Schriftarten werden über Next.js mit next/font self-gehostet. Es findet keine externe Anfrage an Google Fonts oder ähnliche CDNs statt.

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn Änderungen in der Datenverarbeitung dies erfordern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL einsehbar.